Offentlighetsprincipen är en grundsten i vår svenska demokrati och regleras i våra grundlagar. Den innebär att myndigheternas verksamhet så långt som möjligt ska ske i öppna former. Därför är t.ex. domstolsförhandlingar och riksdagens och kommunfullmäktiges sammanträden normalt offentliga. En viktig del i offentlighetsprincipen är principen om handlingsoffentlighet som ger var och en rätt att få ta del av allmänna handlingar hos en myndighet och vanligtvis utan att behöva tala om varför eller vem man är. Motsvarande rätt gäller även hos kommunala bolag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande.

Varför offentlighet?
Demokratin mår bra av att granskas. Kommunens offentliga maktutövning ska ske under insyn och kontroll. Insyn i kommunens verksamhet skapar garantier mot maktmissbruk och ger möjlighet att påverka. Insynen gör att det går att följa och granska hur den kommunala verksamheten sköts.

Offentlighetsprincipen innebär också att tjänstemän och andra som arbetar i staten eller kommunerna har meddelarfrihet, det vill säga att de har stor frihet att berätta vad de vet om ett ärende för massmedier och andra utomstående.

Handlingsoffentligheten – en del av offentlighetsprincipen

Handlingsoffentligheten regleras i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen där det står att "Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar".

Vad är en allmän handling?

En handling innehåller information av något slag – det kan vara fråga om en text, ett fotografi, en film, en bandinspelning, e-post eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator hos en myndighet.

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten och antingen har kommit in till myndigheten eller upprättats hos myndigheten.

Handlingar som kommit in till myndigheten från en utomstående och handlingar som skickats från myndigheten till en utomstående är alltid allmänna.

Handlingar i ärenden som inte är avslutade hos myndigheten är ofta inte allmänna.

Minnesanteckningar och utkast till beslut betraktas normalt inte som allmänna handlingar om de inte arkiveras då ärendet de hör till har slutbehandlats.

En allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd

Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga – alla som vill ska kunna läsa, titta eller lyssna på dem.

Det finns vissa undantag från huvudregeln att allmänna handlingar är offentliga, men de är just undantag. Allmänna handlingar får bara hållas hemliga/sekretessbeläggas för att skydda följande intressen:

• Rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation
• Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik
• Myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn
• Intresset att förebygga eller beivra brott
• Det allmännas ekonomiska intresse
• Skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden
• Intresset att bevara djur- eller växtart

Allmänna handlingar som ofta är sekretessbelagda i en kommun är handlingar inom socialtjänsten, skolans verksamhet och handlingar som rör pågående upphandlingar.

Var finns kommunens handlingar?

Handlingar i ett pågående ärende finns oftast hos kommunens handläggare. När ärendet slutbehandlats sparar kommunen sina handlingar i ett arkiv. Alla handlingar som sparats i arkivet är allmänna handlingar. För att kunna hitta i arkivet har man en lista över alla handlingar, en arkivförteckning. Många handlingar registreras också i kommunens diarium eller ärendehanterings­system. Kommunens diarium är offentligt så att alla får titta i det.

Hur gör man för att ta del av en allmän handling?

Den som vill ta del av en allmän handling ska vända sig till den förvaltning/bolag som förvarar handlingen. På kommunens hemsida finns information om vilka nämnder, förvaltningar och bolag som finns i kommunen och vilka ansvarsområden de har. Vill du t.ex. ta del av handlingar i ett bygglovsärende så vänder du dig till Samhällsbyggnadsförvaltningen. En begäran att få ta del av en allmän handling ska prövas genast eller så snart som möjligt. Prövningen omfattas av om handlingen är allmän och om den är offentlig eller helt eller delvis omfattas av sekretess. Prövningen görs i första hand av den tjänsteman som har handlingen i sin vård eller som genom rutiner i t.ex. arbetsordning fått i uppgift att utföra detta.

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut ”skyndsamt”. I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om det inte är självklart att uppgifterna i handlingen är allmänna eller kan omfattas av sekretess måste viss tid ges för kommunen att göra denna bedömning.

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunen har fastställt avgifter för kopior av allmänna handlingar.

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post eller i annan elektronisk form.

Enligt lagen behöver du normalt inte tala om vem du är när du vill ta del av allmänna handlingar. Du behöver då inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. För att kommunen ska kunna göra en sekretessprövning kan det dock ibland vara nödvändigt att veta vem som frågar efter uppgifterna och till vad de ska användas.

Vissa allmänna handlingar kan du läsa på kommunens webbplats

På kommunens webbplats kan kommuninvånarna ta del av sammanträdeshandlingar och beslut som fattas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga kommunala nämnder.

Om du inte får ta del av en allmän handling

Kommunen kan neka dig att få ta del av hela eller delar av en allmän handling om den innehåller sekretessbelagd information. Du kan då begära att myndigheten fattar ett avslagsbeslut som du kan överklaga. Kommunen är skyldig att motivera sitt beslut samt skicka med en överklagandehänvisning där det står till vem och inom vilken tid du kan överklaga.

Tycker du att det tar för lång tid att få ta del av en allmän handling kan du klaga hos riksdagens ombudsmän – JO, www.jo.se.

Mer information finns i lagstiftningen

Vill du veta mer om offentlighet och sekretess så kan du läsa andra kapitlet tryckfrihetsförordningen (1949:105), yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469) offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och personuppgiftslagen (1998:204). Lagtexterna kan du hitta på biblioteket eller på Internet, t.ex. på regeringens hemsida www.lagrummet.se.